Las facturas de los proveedores, solas y en su sitio.

Los viernes a las 8:00, solo. Y cuando quieras, a mano.

La corrida normal no la lanza nadie: cada viernes por la mañana el sistema arranca por su cuenta, repasa los 13 proveedores y te trae el resumen. Y si un día no quieres esperar al viernes, se lo pides por WhatsApp con una frase y hace la misma pasada entera en el momento.

El resumen del viernes llega a los encargados; el que pides a mano te responde solo a ti. Como cada corrida salta lo ya archivado, pedirla dos veces no duplica nada.

Ocho proveedores llegan por correo. Se pescan solos.

Seguretat Control, Nagini, DHL, Emendu, RCD, la gestoría, MRW y Eni Plenitude mandan la factura al buzón. El sistema reconoce cada correo, saca el PDF adjunto y sigue de largo con todo lo demás: ni toca ni borra nada de la bandeja.

Repasa los buzones del equipo, no uno solo: si la misma factura llega a dos personas, la reconoce y guarda una única copia.

Los portales, con doble factor incluido.

Aigües de Barcelona, Vera, Telefónica, Grenke y Baser no mandan la factura: hay que entrar a buscarla. El sistema inicia sesión con las credenciales de la empresa y, cuando el portal pide un código de verificación, lo lee él mismo del correo y lo introduce. Nadie tiene que estar pendiente del móvil.

De Telefónica, además, baja la factura fiscal de verdad desde el portal, no el "resumen informativo" que llega por correo y que no sirve para contabilidad.

Las credenciales viven cifradas en la base de datos del sistema, no en un papel ni en una hoja de cálculo.

Y un detector para los que no están en la lista.

Los 13 proveedores cubren lo previsible, pero cada mes aparecen gastos nuevos: una notaría, un parking, una herramienta. El detector repasa el resto de correos con PDF y los lee en dos pasadas: primero el asunto, para descartar lo obvio, y después el documento por dentro, de donde saca proveedor, número, fecha e importe.

Archiva por su cuenta solo cuando está seguro. Con una duda razonable, te pregunta por WhatsApp. Y hay cosas que no archiva jamás: presupuestos, albaranes, publicidad y las facturas que emite la empresa, que son ventas, no gastos.

Las facturas escaneadas (una foto, sin texto) también las lee: las mira como imagen y saca los mismos datos.

El mismo viernes, en las dos estructuras.

El archivo general ordena por fecha de emisión: año, trimestre y mes, leídos de dentro del PDF. La estructura de Codina ordena por ubicación: Aigües, Plenitude y Baser van a C-Rosselló; Telefónica, Seguretat, Grenke, Emendu, DHL y MRW a Figueres; Vera a Saus; RCD a su carpeta; la gestoría y las del detector, a COMÚ.

Nagini factura dos suministros y se separa por el código del contador (Saus o Masía), no por el pueblo que ponga la dirección, que viene invertido.

El mes es el de emisión de la factura, no el del correo: la del 31 de diciembre que llega el 5 de enero cae en diciembre, donde toca.

Y nunca, nunca dos veces.

Antes de subir cada factura, el sistema comprueba dos huellas contra el propio Drive: el contenido del archivo y el número de factura. Si cualquiera de las dos ya está, no la vuelve a subir. Nunca compara por fecha e importe, que dos facturas distintas pueden compartir.

El resumen del viernes, tal cual llega.

Proveedor a proveedor, con los importes y números de lo nuevo. Las incidencias salen con su motivo traducido (nada de errores técnicos) y con el reintento ya en marcha: un fallo nunca se queda en silencio.

Si un viernes no llegara el resumen, esa ausencia también es un aviso: significa que algo hay que mirar.

Lo dudoso se resuelve contestando.

La proforma de la notaría quedó "a confirmar": el sistema no estaba seguro y no decide con dudas. La confirmas o la descartas en el mismo chat, y solo entonces se archiva, en las dos estructuras, con el mismo control de duplicados.

Puede resolverla cualquiera de los encargados; si dos contestan a la vez, vale la primera respuesta y la segunda no hace nada.